sinoglobalvn@gmail.com
70% doanh nghiệp trong ngành xây dựng hiện nay vẫn đang sử dụng phương pháp thủ công, dẫn đến việc hệ thống vận hành trở nên phức tạp hơn và hiệu suất công việc giảm sút đáng kể. Đại dịch Covid-19 đã thúc đẩy chuyển đổi số trong các doanh nghiệp, tạo cơ hội để chủ đầu tư cập nhật và cải tiến hệ thống xây dựng của mình. Việc áp dụng ngay 5 bước quản lý quy trình trong ngành xây dựng dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp đi chắc tiến xa hơn và đạt được bứt phá mạnh mẽ trong thời gian tới.
Vì sao cần quản lý quy trình cho dự án xây dựng
Quản lý quy trình trong ngành xây dựng là việc tổ chức và phân loại các hoạt động theo các quá trình cụ thể. Để đạt được hiệu quả trong quản lý này, cần xác định và điều phối nhiều hoạt động có liên quan một cách chặt chẽ.
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng thường có thói quen và không có quy trình cụ thể, dẫn đến sự chồng chéo trong công việc và thậm chí là sai sót trong việc truyền thông và ghi chép thông tin nội bộ. Việc thiếu quy trình làm việc cụ thể cho dự án xây dựng gây trì trệ trong tiến độ, không có chuẩn đánh giá hiệu quả theo kế hoạch quản lý công trình xây dựng và không thể đạt được tiến độ đã đề ra.
Mặc dù có nhiều quy trình quản lý khác nhau như quy trình làm việc, quy trình thanh toán, quản lý kho-vận, quy trình thi công hay quản lý khách hàng, tuy nhiên, đa số doanh nghiệp xây dựng coi thường hoặc thực hiện theo cách thủ công truyền thống, không đảm bảo sự minh bạch và kiểm soát trong việc truyền thông thông tin.
Các bước quản lý quy trình cho ngành xây dựng hiệu quả
Để đảm bảo chất lượng và tiến độ của dự án xây dựng, việc quản lý các quy trình phải được thực hiện một cách cụ thể và rõ ràng nhất. Việc thiếu quản lý quy trình có thể dẫn đến nhiều vấn đề, gây rối loạn và ảnh hưởng đến kế hoạch thi công, khiến cho việc hoàn thành công trình không đạt được như mong đợi ban đầu.
Bước 1: Thiết kế ý tưởng
Quy trình thiết kế ý tưởng là giai đoạn đầu tiên, nơi mọi thành viên đóng góp ý kiến để khởi đầu dự án dựa trên mục tiêu cụ thể và tính khả thi. Để tạo ra một ý tưởng thực tế, quy trình này thường đi qua 3 bước chính:
- Lên ý tưởng: Ý tưởng phải phát sinh từ nhu cầu và mục đích sử dụng của công trình, ví dụ như dành cho kinh doanh, lưu trữ hay cá nhân sử dụng. Xác định phạm vi quy mô, bao gồm diện tích, số lượng phòng, thiết bị như thang máy, số tầng, và các yêu cầu khác.
- Thiết kế minh hoạ: Mọi ý tưởng cần được minh hoạ trực quan và dễ hiểu nhất. Bao gồm thiết kế mặt bằng tổng quan và phong cách kiến trúc. Những thông tin này cần phản ánh sở thích và nhu cầu của chủ đầu tư, cũng như phải được phê duyệt từ các cơ quan chuyên môn. Người thiết kế sẽ trình bày ý tưởng với các mẫu loại, thông số kỹ thuật, và tính khả thi.
- Dự trù chi phí: Quản lý chi phí là việc ước lượng số tiền cần cho các hoạt động trong quá trình xây dựng. Điều này bao gồm các chi phí trực tiếp, chi phí vật tư, thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn và các chi phí phát sinh khác.
Bước 2: Xin phép chủ đầu tư
Dự án xây dựng được quản lý bởi nhà nước, vì vậy để triển khai cần phải có sự phê duyệt của cơ quan chức năng thông qua việc xin phép chủ trương.
Có hai loại giấy phép chính:
- Giấy phép xây dựng: Là văn bản có tính pháp lý, được cấp phép để xây dựng, sửa chữa, hoặc cải tạo công trình mà không có hạn chế về thời gian.
- Giấy phép xây dựng tạm: Có tính chất tạm thời, được cấp để xây dựng công trình hoặc nhà ở trong một khoảng thời gian nhất định.
Việc xin giấy phép xây dựng thường thực hiện trong các trường hợp sau:
- Xây mới, cải tạo, sửa chữa nhà ở cá nhân ở nông thôn hoặc thành phố.
- Thay đổi cấu trúc, quy mô, hoặc chức năng của công trình hoặc sửa chữa nhà ở.
Các bước để xin cấp giấy phép thường bao gồm:
- Xây dựng hồ sơ: Chuẩn bị các tài liệu, thông tin cần thiết để nộp đơn xin giấy phép.
- Nộp đơn cho cơ quan cấp phép: Gửi hồ sơ đầy đủ và đơn xin cấp phép đến cơ quan chức năng.
- Duyệt hồ sơ: Cơ quan chuyên trách duyệt và kiểm tra hồ sơ để xác nhận tính phù hợp.
- Cấp phép và bản vẽ: Nếu hồ sơ được chấp nhận, cơ quan chuyên trách sẽ cấp giấy phép và bản vẽ.
- Thông báo trước khi thi công: Chủ sở hữu công trình phải gửi thông báo tới cấp quản lý địa phương trước 7 ngày trước khi bắt đầu thi công.
Quy trình này giúp đảm bảo việc xây dựng diễn ra theo quy định, đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và pháp lý.
Bước 3: Sẵn sàng nguồn lực
Nguồn lực đóng vai trò quan trọng trong triển khai và quản lý quy trình xây dựng. Chiến lược quản trị nhân sự thông minh không chỉ cải thiện năng suất làm việc mà còn giúp tăng tốc độ hoàn thành dự án. Ngoài yếu tố con người, việc chuẩn bị nguồn lực liên quan đến thiết bị, vật tư, và bản vẽ cũng là một phần quan trọng mà đơn vị thi công cần chuẩn bị để trao đổi với chủ thầu.
Các nguồn lực thường được chuẩn bị theo từng giai đoạn như sau:
- Đơn vị đầu tư chuẩn bị và lập kế hoạch dự án: Đầu tư thực hiện việc chuẩn bị các kế hoạch cụ thể cho dự án, xác định nguồn lực cần thiết và lên lịch trình triển khai.
- Hoàn thiện các bản vẽ thiết kế kỹ thuật và thi công: Các bản vẽ kỹ thuật và thi công cần được hoàn thiện, bao gồm cả các chi tiết cụ thể và yêu cầu kỹ thuật cho việc thi công.
- Chào thầu để chọn ra đơn vị thi công phù hợp: Quá trình chào thầu là cơ hội để đơn vị đầu tư tìm kiếm và chọn lựa đơn vị thi công phù hợp với yêu cầu của dự án, bao gồm cả nguồn lực, kinh nghiệm và khả năng thực hiện.
Bước 4: Triển khai dự án
Quản lý công trình xây dựng theo từng công đoạn giúp đảm bảo sự thuận lợi và hiệu quả trong việc triển khai dự án. Các công đoạn thông thường trong quá trình xây dựng bao gồm:
- Chuẩn bị mặt bằng: Giai đoạn này bao gồm khảo sát địa hình, tháo dỡ cơ sở cũ (nếu có), và dọn dẹp mặt bằng bằng việc loại bỏ các vật liệu không cần thiết.
- Xây dựng phần thô: Công đoạn này bao gồm các công việc như đào móng, xử lý nền đất, làm bê tông và lắp đặt cốt thép, tạo nên cơ sở hạ tầng và kết cấu cơ bản cho công trình.
- Hoàn thiện: Bao gồm việc lát gạch, ốp lát, lắp đặt hệ thống điện nước và các thiết bị vật tư khác như máy móc, dụng cụ.
- Lắp đặt thiết bị công trình: Tiến hành lắp đặt các thiết bị và hệ thống cần thiết cho công trình, bao gồm cả trần, cửa đi, hệ thống điện và nước, nội thất, v.v.
- Quản lý công trình thi công: Theo dõi và quản lý tiến độ công trình, đảm bảo chất lượng công việc được thực hiện đúng tiêu chuẩn, bảo vệ an toàn lao động và duy trì vệ sinh môi trường xung quanh khu vực thi công.
Bước 5: Làm nghiệm thu
Khi công trình hoàn thành, nhà thầu phải thực hiện bàn giao và sử dụng quy trình thanh toán. Đồng thời, quá trình nghiệm thu chất lượng và xác nhận hoàn thành giữa hai bên được thực hiện. Để đánh giá chất lượng tốt nhất, việc so sánh và kiểm tra giữa bản vẽ kỹ thuật và thực tế triển khai là cần thiết. Kết thúc quá trình đánh giá, sản phẩm sẽ được đóng gói sẵn sàng cho việc sử dụng thực tế.
Kết luận
Trên đây là các bước trong quy trình quản lý ngành xây dựng, mong rằng qua bài viết trên các bạn đã có những kiến thức cần có khi quản lý ngành xây dựng.
———————-
Tòa Viglacera, số 1 Đại lộ Thăng Long, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội